Vzor faktury: co musí obsahovat faktura neplátce i plátce DPH

Faktura nemá žádný povinný formulář. Stačí, když na ní jsou údaje, které chce zákon. Neplátce DPH jich potřebuje pár, plátce víc. Níž najdeš vzor faktury pro neplátce, seznam povinných údajů pro obě varianty a chyby, kvůli kterým se faktury vracejí. Pro rok 2027 se pravidla nemění.

Takhle vypadá faktura OSVČ, která není plátcem DPH. Údaje jsou vymyšlené. Stejnou fakturu si vyplníš a stáhneš v generátoru faktury.

Co musí obsahovat faktura neplátce DPH

Neplátce se řídí hlavně občanským zákoníkem. Ten v § 435 chce, aby každý podnikatel na fakturách i na webu uváděl:

• Jméno nebo název firmy a sídlo. U OSVČ je to adresa sídla zapsaná v živnostenském rejstříku.
• IČO. Kdo ho má přidělené, uvádí ho vždy.
• Údaj o zápisu v rejstříku. S.r.o. píše obchodní rejstřík s oddílem a vložkou, třeba „Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 12345“. OSVČ, která v obchodním rejstříku není, uvede zápis v živnostenském rejstříku, třeba „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“. Na tenhle údaj se zapomíná nejčastěji.

Další údaje občanský zákoník nevyjmenovává. Bez nich ale faktura nefunguje a odběratel ji nemá jak zaúčtovat ani zaplatit:

• číslo faktury,
• odběratel: jméno nebo název, adresa a IČO, pokud ho má,
• co fakturuješ, množství a cena,
• datum vystavení a datum splatnosti,
• celková částka k úhradě,
• jak zaplatit: číslo účtu, variabilní symbol a nejlépe i QR kód.

Musí na faktuře být „Nejsem plátce DPH“?

Ne, zákon tu větu nevyžaduje. Vyplatí se ji ale napsat, odběratel pak hned ví, proč na faktuře DPH chybí. Důležitější je opak: neplátce nesmí DPH na fakturu napsat. Kdo daň na doklad uvede, musí ji podle § 108 zákona o DPH zaplatit, i když plátcem není.

Musí být na faktuře neplátce DIČ?

Ne. Neplátce DIČ uvádět nemusí a u OSVČ v něm navíc často bývá rodné číslo.

Co navíc musí mít faktura plátce DPH

Plátce vystavuje daňový doklad a jeho náležitosti stanoví § 29 zákona o DPH. Ke všemu, co platí pro neplátce, přibude:

• DIČ tvoje i odběratele, pokud ho odběratel má.
• Evidenční číslo dokladu. Číslo faktury je tu přímo povinný údaj.
• Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), pokud se liší od data vystavení.
• Jednotková cena bez daně a sleva, pokud není v jednotkové ceně.
• Základ daně, sazba daně a výše daně. Sazby jsou i v roce 2027 dvě: 21 % a 12 %. Výše daně musí být v korunách, i když fakturuješ v eurech.
• U přenesené daňové povinnosti věta „daň odvede zákazník“. Sazbu a výši daně pak neuvádíš.
• U plnění osvobozeného od daně odkaz na ustanovení zákona, podle kterého je osvobozené.

Daňový doklad musí plátce vystavit, když prodává podnikateli nebo firmě, a to do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. Obvykle je to den uskutečnění plnění, u platby předem den, kdy ti přišla.

Neplátci zákon lhůtu pro vystavení faktury nedává. Čím dřív ji ale pošleš, tím dřív dostaneš zaplaceno.

Zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč

Když celková částka na dokladu nepřesáhne 10 000 Kč, může plátce vystavit zjednodušený daňový doklad. Nemusí na něm být:

• odběratel ani jeho DIČ,
• jednotková cena bez daně a sleva,
• základ daně a výše daně.

Když výše daně chybí, musí na dokladu být celková částka za plnění. Zjednodušený doklad nejde použít třeba u přenesené daňové povinnosti nebo u dodání zboží do jiného státu EU.

Stačí poslat fakturu v PDF e-mailem?

Ano. Neplátce papírovou fakturu posílat nemusí. Plátce smí daňový doklad poslat elektronicky, když s tím odběratel souhlasí. Většina firem faktury e-mailem přijímá, u nového odběratele se ale vyplatí zeptat předem.

Podpis ani razítko na faktuře nejsou povinné. Zákon o DPH ani občanský zákoník je nechtějí.

Nejčastější chyby na fakturách

• Chybí údaj o zápisu v rejstříku. U OSVČ věta o živnostenském rejstříku, u s.r.o. spisová značka z obchodního rejstříku.
• Neplátce napíše na fakturu DPH. Pak ho musí odvést, i když plátcem není.
• Plátce zapomene DUZP nebo DIČ odběratele. Doklad pak není úplný a odběratel ti ho kvůli odpočtu DPH obvykle vrátí k opravě.
• Překlep v čísle účtu nebo variabilním symbolu. Platba dorazí jinam nebo ji nespáruješ. QR kód na faktuře tomu předejde, odběratel nic neopisuje.
• Faktura v eurech bez DPH v korunách. Plátce musí výši daně přepočítat a uvést v českých korunách.
• Dvě faktury se stejným číslem. Veď číselnou řadu a každé faktuře dej nové číslo, jinak se v nich ty ani odběratel nevyznáte.

Faktura zaplacená převodem z domova se do EET neeviduje. Hotovost a karta při osobním předání ano, víc v článku EET 2.0 od 2027.

Jak vystavit fakturu online zdarma

Fakturu nemusíš psát ve Wordu ani v Excelu. V generátoru faktury online ji vyplníš v prohlížeči. Svoje údaje i odběratele načteš podle IČO z ARES, i s větou o zápisu v rejstříku, a stáhneš PDF s QR kódem. Je to zdarma a bez registrace.

Když fakturuješ pravidelně, v ChytrémDokladu máš fakturaci s číselnou řadou, uloženými odběrateli a ceníkem a párování plateb ti ukáže, kdo už zaplatil. Prvních 14 dní je zdarma.

Časté otázky

Musí být faktura podepsaná nebo orazítkovaná?

Ne. Zákon o DPH ani občanský zákoník podpis ani razítko nevyžadují. Kdo vede účetnictví, třeba s.r.o., potřebuje k účetnímu dokladu podpisový záznam. Ten ale může být elektronický a nemusí být přímo na faktuře, kterou posíláš.

Musí být na faktuře datum splatnosti?

Zákon ho výslovně nechce, bez něj ale odběratel neví, do kdy zaplatit. Na faktuře ho měj vždy.

Můžu fakturovat v eurech?

Ano. Plátce DPH ale musí výši daně uvést v korunách.

Jak dlouho musím faktury uchovávat?

Plátce DPH uchovává daňové doklady 10 let od konce měsíce, případně čtvrtletí, ve kterém plnění proběhlo. Ostatní lhůty najdeš v článku Jak dlouho uchovat účtenky a faktury.

Liší se faktura pro firmu a pro člověka bez IČO?

U neplátce ne, odběrateli bez IČO jen IČO nevyplníš. Plátce musí daňový doklad vystavit, když prodává podnikateli nebo firmě. Lidem mimo podnikání ho podle zákona o DPH vystavovat nemusí.

Tenhle článek je shrnutí, ne náhrada za zákon ani za radu daňového poradce.