Jak dlouho uchovat účtenky a faktury (a co když zmizí)

Účtenky, faktury a výpisy musíte uchovávat po zákonem stanovenou dobu. Lhůta závisí na typu dokladu a na tom, jestli vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci.

Proč na tom záleží

Doklady dokazují příjmy a výdaje. Bez dokladu nelze výdaj uplatnit a při kontrole finanční správy musíte vysvětlit, odkud částka pochází.

Účetní doklady: 5 let

Účetní doklady a účetní knihy se uchovávají 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají (§ 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví). Stejných 5 let platí pro účetní záznamy, kterými dokládáte vedení účetnictví (písm. c).

Účetní závěrka a výroční zpráva: 10 let

Účetní závěrku a výroční zpráva uchováváte 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají (§ 31 odst. 2 písm. a)). Tohle se týká těch, kdo vedou účetnictví. Při daňové evidenci závěrku nesestavujete.

DPH: daňové doklady 10 let

Daňové doklady k DPH se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona o DPH). Plátci DPH to platí pro doklady za plnění vystavená i přijatá.

Daňová evidence OSVČ

Pokud vedete daňovou evidenci, musíte ji uchovávat za všechna zdaňovací období, pro která ještě neuplynula lhůta pro stanovení daně (§ 7b odst. 5 zákona o daních z příjmů).

Lhůta pro stanovení daně je obecně 3 roky. Běží od dne, kdy uplynula lhůta pro podání řádného přiznání (§ 148 daňového řádu). U některých případů se prodlužuje o rok. Doklady, na kterých evidence stojí, proto držte stejně dlouho. Nemažte je hned po třech letech bez kontroly, jestli se lhůta neprodloužila.

Když doklad chybí

• Požádejte dodavatele o duplikát nebo kopii.
• Pokud duplikát nejde získat, sepište si vysvětlení výdaje: datum, dodavatele, částku a účel.

Elektronické doklady

Daňové doklady můžete převést do elektronické podoby. Elektronicky je můžete uchovávat, pokud zůstane zaručená věrohodnost původu a neporušenost obsahu (§ 35a zákona o DPH). Tento článek neověřuje, jestli pro účetní doklady a daňovou evidenci platí stejná pravidla. Ověřte si to u účetní.

Co udělat teď

• Zkontrolujte, jestli máte doklady uložené a zálohované.
• Doklady mažte až po uplynutí lhůty, ne podle pocitu.
• U každého typu dokladu si zapište, od kdy lhůta běží.

Časté otázky

Kde najdu přesné znění?

Ve Sbírce zákonů: zákon 563/1991 Sb. (účetnictví), zákon 235/2004 Sb. (DPH), zákon 586/1992 Sb. (daně z příjmů) a zákon 280/2009 Sb. (daňový řád). Tenhle článek je shrnutí, ne náhrada za zákon ani za radu daňového poradce.